Digitale Schießstand­verwaltung im Verein einführen.

• Welche Schießanlagen sollen verwaltet werden? Listen Sie jede Halle oder Anlage, die buchbar sein soll. Das kann die 10-m-Luftgewehrhalle sein, eine 25-m-Anlage oder eine 50-m-Anlage. Halten Sie auch fest, welche Anlage vorerst nicht teilnimmt, damit später niemand eine fehlende Halle für ein Versehen hält.
• Wie viele einzelne Schießstände gibt es? Zählen Sie die Stände je Anlage und bilden Sie die Summe. Diese Zahl ist die Grundlage für die Belegung. Wenn Sie StandFrei nutzen, richtet sich auch der Preis nach der Anzahl der Schießstände, nicht nach der Mitgliederzahl.
• Welche Öffnungszeiten und Trainingszeiten gelten? Notieren Sie je Anlage, an welchen Tagen und zwischen welchen Uhrzeiten überhaupt geschossen wird. Verkürzte Fenster, etwa am Sonntag, und Tage ohne Betrieb gehören dazu.
• Welche Mannschaften benötigen regelmäßige Standzeiten? Halten Sie Gruppe, Wochentag, Uhrzeit und die Zahl der gleichzeitig benötigten Stände fest. Diese Zeiten sollten stehen, bevor Einzelbuchungen dieselben Felder belegen.
• Welche Buchungsregeln sollen gelten? Klären Sie die Dauer eines Zeitfensters, wie weit im Voraus gebucht werden darf, wie viele Buchungen gleichzeitig aktiv sein dürfen und bis wann eine Stornierung möglich ist. Zum Start reichen die Regeln, die im Verein schon gelten.
• Wer übernimmt Einrichtung und laufende Pflege? Legen Sie fest, wer die Anlagen einrichtet und wer später Sperrzeiten, Ausnahmen und Fragen übernimmt. In vielen Vereinen teilen sich Vorstand und Sportleitung diese Aufgaben.

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   Schritt 1

   Wer richtet StandFrei ein und wer pflegt die Standbelegung?

   Bestimmen Sie zunächst, wer die Einrichtung übernimmt und wer im späteren Vereinsbetrieb Schießanlagen, Sperrzeiten und Buchungsregeln verwalten soll. In vielen Vereinen werden diese Aufgaben zwischen Vorstand und Sportleitung abgestimmt.

   Praktischer Hinweis: Halten Sie fest, wer bei Fragen und Änderungswünschen Ansprechpartner ist.

   Wie die Sportleitung Anlagen, Regeln und Trainingszeiten im Alltag nutzt, ist auf der Seite für Sportleiter beschrieben.

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   Schritt 2

   Anlagen, Stände und Öffnungszeiten zusammenstellen.

   Erstellen Sie eine Übersicht Ihrer Schießanlagen und der zugehörigen Stände. Erfassen Sie die regulären Öffnungszeiten und vorhandene Besonderheiten der einzelnen Anlagen.

   Ein Verein kann zum Beispiel diese Anlagen aufnehmen, ohne dass es sich um einen bestimmten Kunden handeln muss:

   • 10-m-Luftgewehrhalle
   • 25-m-Anlage
   • 50-m-Anlage

   In StandFrei wird jede Anlage mit Bezeichnung, Standzahl und eigenem Buchungsintervall angelegt. Die Öffnungszeiten können sich von Tag zu Tag und von Anlage zu Anlage unterscheiden.

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   Schritt 3

   Klare Regeln für die Nutzung der Schießstände vereinbaren.

   Legen Sie fest, wann Stände buchbar sind, wie lange Buchungen dauern und welche Limits oder Stornofristen gelten sollen. Berücksichtigen Sie dabei die unterschiedlichen Trainingsabläufe Ihres Vereins.

   • Buchungsintervalle. Je Anlage, zum Beispiel 30 oder 60 Minuten. Nicht jede Disziplin braucht denselben Takt.
   • Buchungslimits. Wie weit im Voraus gebucht werden darf und wie viele Buchungen eine Person gleichzeitig aktiv haben kann.
   • Stornofristen. In StandFrei von sofort bis 72 Stunden vor dem Termin. Innerhalb der Frist kann selbst storniert werden, der Stand wird wieder frei.
   • Sperrzeiten. Einmalig oder wiederkehrend, für Stunden oder ganztägig, für eine Anlage oder einzelne Stände. Typisch für Wartung, Wettkämpfe oder Vereinstermine.

   Welche Einstellungen dafür in der Software stehen, beschreibt die Seite Funktionen der Schießstandverwaltung.

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   Schritt 4

   Gemeinsame Trainingszeiten frühzeitig einplanen.

   Prüfen Sie, wann Mannschaften oder Trainingsgruppen mehrere Stände benötigen. Reservierte Trainingszeiten sollten bei der späteren freien Standbuchung berücksichtigt werden.

   Das vereinsinterne Training hat zwei Seiten: das gemeinsame Training und das individuelle Training. Beides gehört in dieselbe Belegung. Zuerst die festen Gruppenzeiten, danach die Felder, die Mitglieder selbst buchen dürfen.

   StandFrei unterstützt dafür Sammelbuchungen. In der Buchungsmaske gibt es neben der Buchung für sich selbst, für ein Mitglied oder für einen Gast die Auswahl „Mannschaft“. Eine berechtigte Person wählt die angelegte Mannschaft und reserviert damit mehrere benachbarte Stände im selben Zeitfenster. Die übrigen Felder bleiben für Einzeltraining frei, sofern sie nicht gesperrt sind.

   Soll eine Trainingsstunde jede Woche von vornherein nicht einzeln vergeben werden, kann sie zusätzlich als wiederkehrende Sperrzeit geblockt werden. Die Mannschaftszeit ist dann im Kalender sichtbar, und das freie Training nutzt die restlichen Stände.

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   Schritt 5

   Mit wenigen Testbuchungen starten.

   Beziehen Sie einige Vereinsmitglieder in einen Probelauf ein. Lassen Sie sie freie Standzeiten suchen, buchen und im Rahmen der festgelegten Fristen stornieren. So erkennen Sie früh, welche Abläufe noch erklärt oder angepasst werden müssen.

   Sinnvolle Proben sind eine Einzelbuchung, eine Stornierung innerhalb der Frist und eine Sammelbuchung für eine Trainingsgruppe. Wer den Zugang einrichtet, sieht dieselben Termine in der Buchungsübersicht. Eine garantierte Dauer für diesen Probelauf gibt es nicht.

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   Schritt 6

   Die neue Buchungsorganisation im Alltag etablieren.

   Informieren Sie Ihre Mitglieder über die vereinbarten Buchungsregeln und darüber, wo sie verfügbare Standzeiten finden. Klären Sie, wie mit Ausnahmen, Gastbuchungen und kurzfristigen Änderungen umgegangen wird.

   Gastschützen können von berechtigten Personen mit Namen eingetragen werden, während Mitglieder ihre eigenen Zeiten selbst buchen. Kurzfristige Sperrungen, etwa wegen einer Wartung, tragen die Verantwortlichen als Sperrzeit ein, damit das Feld nicht mehr als frei erscheint.

   Eine schrittweise Einführung hilft dabei, Fragen aus dem Vereinsalltag zu erkennen, bevor alle Mitglieder die neue Buchungsorganisation nutzen.

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   Neue Buchungsabläufe rechtzeitig ankündigen. Nennen Sie den Beginn der Testphase und welche Anlagen zuerst teilnehmen.

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   Die wichtigsten Vereinsregeln verständlich erklären. Intervall, Limits, Stornofrist und die Zeiten, die für Mannschaften reserviert sind.

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   Den Buchungsablauf einmal praktisch zeigen. Ein freies Feld suchen, buchen und die Bestätigung mit Halle, Stand und Uhrzeit ansehen. StandFrei läuft dafür im Browser, ohne zusätzliche App.

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   Ansprechpartner für Fragen benennen. Dieselbe Person, die Änderungen an Sperrzeiten und Regeln vornimmt.